Kuinka toteuttaa muistettava yritystapahtuma? 5 vinkkiä!

Tunnelma

Kuinka monta kertaa olet juhlista palattuasi miettinyt, että “kylläpä ne lautasliinat olivat väärän väriset”? Et varmaan kertaakaan. Sen sijaan olet saattanut päivitellä sitä, kuinka vaikeaa oli keskustella vierustoverin kanssa, kun musiikki soi aivan liian lujaa, tai kuinka nyrpeältä markkinointiosaston työntekijä näytti ja laski samalla koko pöytäseurueen mielialaa pitkin iltaa.

Vaikka kaikki toimisi saumattomasti yhteen ja olisi hiottu viimeisen päälle yksityiskohtaisesti kuntoon, huono tunnelma latistaa kokonaisuuden samantien. Vastaavasti pienet kömmähdykset tai aikatauluviiveet saattavat jäädä osalta vieraista kokonaan huomaamatta, jos tunnelma on rento ja riemukas. Keskity siis ensin siihen, että perusasiat ja -tarpeet kuten ruoka, juoma ja ohjelma ovat huolella hoidettu, ja tapahtuhenkilökunta tietää mitä pitäisi tapahtua milloinkin.

Yllätyksellisyys

Vanha sanonta “leipää ja sirkushuveja” toimii alkuperäisen tarkoituksensa lisäksi myös hyvänä ohjenuorana tapahtumien suunnittelussa. Kun ihmiset pitää kylläisinä ja tarjoaa heille viihdettä, he ovat tyytyväisempiä. Ja tyytyväinen asiakas on aina parempi kuin tyytymätön.

Entäs sitten nykyaikana, kun tapahtumien lisäksi viihdettä tarjoavat niin suoratoistopalvelut kun sosiaalinen media, ja kummankin parissa voi viihtyä poistumatta kotoa? Kuinka ihmiset saadaan liikkeelle ja osallistumaan juuri meidän yrityksen tapahtumaan? Ja kun heidät on kerran saatu liikkeelle, kuinka varmistetaan se, että he tulevat myös seuraavan kutsun saadessaan?

Yllätyksellisyys on yksi avaintekijöistä sille, että asiakas palaa uudestaan. Kun kutsu seuraavaan tapahtumaan kilahtaa postilaatikkoon, asiakas ei mieti kannattaisiko hän osallistua – hän muistelee sitä, kuinka edellinen kerta yllätti hänet positiivisesti ja hän haluaa kokea sen saman uudestaan! Älä siis tuota hänelle pettymystä.

Kohtaamiset

Me ihmiset olemme laumaeläimiä ja kaipaamme sosiaalista kanssakäymistä jatkuvasti. Ihmiset siis tekevät tapahtuman. Toistan. IHMISET tekevät tapahtuman. Ja maailma pyörii suhteilla ja verkostoilla.

Yhteistyökumppaneita sekä työntekijöitä valittaessa kannattaa miettiä mihin haluaa panostaa, sillä asiakkaan silmissä jokainen heistä edustaa yritystäsi. Ei siis missään nimessä ole yhdentekevää kenet valitset hoitamaan tilaisuuden kahvitarjoilun tai minkälaisia tehtäviin yrityksen omat työntekijät on ohjeistettu tilaisuuden ajaksi.

Kun ite lähdet tapahtumaan vieraaksi, lähdet lähtökohtaisesti sosialisoitumaan ja kohtaamaan muita ihmisiä. Koska ei kai kukaan meistä lähde ihmisten pariin sillä ajatuksella, että ”toivottavasti kukaan ei tule tänään keskustelemaan kanssani”? Sama kuin lähtisit ulkoilemaan sillä ajatuksella, että toivottavasti et joudu olemaan ulkoilmassa.

Anna siis jo suunnitteluvaiheessa työpaikan Excel-intoilijalle tehtäväksi laatia osallistujista sekä heidän ruokavalioistaan valmis tiedosto cateringille, ja ohjeista yrityksen iloisin ja hymyilevin työntekijä ottamaan vieraat tilaisuudessa vastaan, ei toisinpäin.

Yksityiskohdat

Henkilökohtainen, nimellä varustettu kutsu tai palkittavan työntekijän lempikappale soimassa hänen noustessa lavalle hakemaan palkintoa. Tärkeä yksityiskohta on myös se, että jos näet maton reunan olevan rullalla, suoritat sen ilman, että kenenkään tarvitsee siitä erikseen mainita. Kaikki nämä tuntuvat pieniltä asioilta, mutta merkityksellisyys sekä arvomaailma näiden takana on valtava.

Mikäli yrityksen arvoihin kuuluu esimerkiksi ekologisuus, tilaisuutta varten ei voi “temuttaa” tuhansien eurojen edestä kertakäyttösomisteita, vaan tapahtumakumppaniksi kannattaa valita paikallinen somistuspalvelu. Ja vaikka kallis hinta ei automaattisesti tarkoitakaan laadukasta tuotetta tai palvelua, tuntuisi hassulta, jos laatuun panostava yritys tarjoaisin asiakastilaisuudessaan halvinta mahdollista pikakahvia, mutta omissa toimistotiloissaan nauttisi aina kallista luomupapukahvia. Tai vessapaperi olisi sitä halvinta ja ohuinta mahdollista.

Palvelu

Moni yritys kertoo olevansa “palvelulähtöinen” ja “asiakaspalveluhenkinen”. Mutta mitä tämä käytännössä tarkoittaa tai näkyy arjessa?

Pelkkä “hei” ja “kiitos” eivät ole palvelua – ne ovat itsestäänselvyyksiä, joiden tulisi tulla selkärangasta. Myös “anteeksi”, “ole hyvä”, hymyily sekä oven aukipitäminen toiselle kuuluvat tähän samaan laatikkoon, sillä ne ovat kaikki hyviä käytöstapoja, jotka jokaisen tulisi osata.

Palvelulla autetaan toista ihmistä odottamatta vastapalvelusta. Tarjoudutaan kantamaan kahvikuppi pöytää, kun nähdään, että toisella on kädet täynnä, tai siirretään huoneen toiselta reunalta penkkiä lähemmäs, kun huomataan ettei toinen jaksa enää seistä. Tai haetaan omasta toimistosta laturi lainaan, kun kuullaan jonkun valittavat akkunsa loppumista ja annetaan paikallisen taksin numero, kun toiset miettivät miten tästä jatkavat matkaansa eteenpäin.

Palvelu on helpoin tapa erottautua muista, niin hyvässä kuin huonossa. Parhaimman kymmenikön (tai melkein parhaan viisikon)  joukkoon pääset huomioimalla muut ihmiset samalla tavalla, kuin huomioit kotiisi tulevan vieraan. Aidosti välittäen siitä, että he viihtyvät ja kokevat olevansa tervetulleita.