5 SYYTÄ MIKSI JOKAISEN YRITYKSEN TULISI KÄYTTÄÄ TAPAHTUMASUUNNITTELIJAA APUNA, KUN SUUNNITELLAAN YRITYSTAPAHTUMA:
Pelkästään sopivan tilan ja palveluntarjoajien etsiminen vie kokemattomalta tuntikausia aikaa. Sen lisäksi ohjelman löytäminen, somistuksen suunnittelu, istumajärjestyksen miettiminen, kutsujen lähettäminen… Hoidettavia asioita on kymmenittäin, vaikka kyseessä olisi pienimuotoisemmat henkilöstöjuhlat. Kaikki tähän käytetty aika on pois jostain muusta, joten hyödynnä tapahtumasuunnittelijaa ja hänen verkostojaan.
Tapahtumasuunnittelija pitää huolen, että tapahtumatila sopii yhteen tilaisuuden luonteen kanssa, saavutettavuus on hyvä ja koko on suhteutettu osallistujamäärään. Tapahtumasuunnittelija etsii tilaisuuteen sopivat palveluntarjoajat ja huolehtii, että yleisilme on yhtenäinen.
Ohjelman organisointiin ei kuulu pelkästään se, että esiintyjä ja DJ aikataulutetaan peräkkäin illan aikana. Organisointi pitää sisällään myös esiintyjien siirtymiset, mahdollisten yöpymisten sekä ruokailujen järjestelyt, roudaus-, rakennus ja purkuaikataulujen sovittamisen itse tapahtuman järjestelyihin sekä plan B – mitä tehdään, jos aikataulut ei syystä tai toisesta onnistu.
Tapahtumasuunnittelija huolehtii, että budjetti on alusta alkaen realistinen ja että siinä pysytään loppuun asti. Kokenut tapahtumajärjestäjä tietää missä voidaan säästää ja mihin kannattaa panostaa. Huolellisesti suunniteltua budjettia ei tarvitse kesken kaiken venyttää hätiköiden tehtyjen asioiden korjaamiseen.
Tilaisuus alkaa ja ensimmäiset vieraat astuvat sisään. Samalla hetkellä muistat, että kasvisruoka jäi tilaamatta ja kuohuviini ei ole kylmässä. Paniikki!
Heräät painajaisesta ja tunnet helpotusta, sillä kyseessä oli vain paha uni. Teillähän on tapahtumasuunnittelija apuna, joten näistä asioista ei tarvitse itse stressata.
Haluatko tietää, miten voisimme olla avuksi juuri teidän tapahtumassa? Tutustu tapahtumapalveluihimme täällä. Jätä yhteydenottopyyntö sivun alareunassa olevan lomakkeen kautta, niin me kerromme. Tai varaa veloitukseton kahvitauko (15min) kanssamme tästä!